Mitarbeiter Empfang (m/w/d/x) zu 60% - Sachbearbeiter Auftragsabwicklung Level 1 (m/w/d/x) zu 40%

Die TONFUNK Gruppe ist ein innovativer, stark wachsender Unternehmensverbund mit mehr als 470 Mitarbeitern am Standort Falkenstein/Harz. Wir haben uns auf die Fertigung und Entwicklung von elektronischen Baugruppen sowie Geräten spezialisiert. Unsere Produkte sind weltweit bei namhaften Kunden im Einsatz. Sie arbeiten in unseren Teams an interessanten Hightech Projekten für die führenden Unternehmen der Medizintechnik, IT, Fahrzeugtechnik, Industrieelektronik, Gebäudetechnik, erneuerbare Energien, u.a.

Aufgaben

Ihre Aufgaben (Mitarbeiter Empfang):

• Betreuung von Besuchern
  • Empfang nationaler und internationaler Besucher unter Beachtung der geltenden Regularien
  • Begleitung von Gästen zum einladenden Ansprechpartner auf dem Gelände der Tonfunk GmbH
• Entgegennahme von Telefongesprächen
  • Betreuung der Telefonzentrale in deutscher und englischer Sprache
  • Vermittlung der entgegen genommenen Telefongespräche an den richtigen Ansprechpartner im Haus
• Pflege des Konferenzraumes
  • Verwaltung und Vorbereitung des angrenzenden Konferenzraumes
  • Verwaltung der Bevorratung von Getränken und Nahrungsmitteln
• Archivierung von Belegen aus der Fertigung
  • Scannen von Belegen aus der Fertigung und Ablage derselben im Dokumentenmanagementsystem

Ihre Aufgaben (Sachbearbeiter Auftragsabwicklung Level 1):

• Bearbeitung des Auftragseingangs
  • vollständige und korrekte Übernahme von Kundenaufträge in das ERP System
  • kaufmännische Vertragsprüfung im Hinblick auf Preise
  • Kommunikation zu Lieferterminen mit der Abteilung Produktionsplanung
  • Versand und Ablage der Auftragsbestätigung
• Versand
  • Erstellung der Lieferpapiere in Zusammenarbeit mit dem produzierenden Bereich
  • ergänzende Daten/Unterlagen zur Verfügung stellen je nach Vereinbarung mit dem einzelnen Kunden
  • Organisation der Abholung durch eine Spedition
• Rechnungstellung
  • Erstellung der Rechnungslegung gemäß Auslieferung
  • Versand und Ablage der Rechnungen gemäß den jeweils gültigen Unternehmensregeln

Profil

Ihr Profil (Mitarbeiter Empfang):

• Arbeits-/Fachkenntnisse
  • Die Arbeitskenntnisse für diese Tätigkeit werden in der Regel durch Anlernen ab 4 Wochen erworben.
• Berufserfahrung
  • Es ist keine Berufserfahrung erforderlich.
• Persönliche Anforderungen
  • freundliches und gepflegtes Auftreten
  • Empathie
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Organisationstalent
  • Belastbarkeit

Ihr Profil (Sachbearbeiter Auftragsabwicklung Level 1):

• Arbeits-/Fachkenntnisse
  • Die Tätigkeit erfordert Fachkenntnisse, die in der Regel durch eine abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf von mindestens 2-jähriger Regelausbildungsdauer erlangt werden.
• Fachrichtung der Ausbildung
  • kaufmännisch
• Zusatzkenntnisse
  • relevante handelsrechtliche Vorschriften
  • Basiskenntnisse Englisch
  • sicherer Umgang mit MS Office, insbes. Outlook und Excel
• Berufserfahrung
  • Es ist keine Berufserfahrung erforderlich.
• Persönliche Anforderungen
  • sorgfältige Arbeitsweise
  • Zuverlässigkeit
  • freundliches Auftreten

Benefits

• interessante und abwechslungsreiche Aufgaben
• einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz
• ein gutes Betriebsklima, flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• eine Betriebskantine
• die Sicherheit eines seit über 60 Jahren etablierten und erfolgreichen Unternehmens